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MainFiche /Publication
//dc:type='Fiche pratique' or //dc:type='Question-réponse'

Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?

Vérifié le 16 octobre 2024 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

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MainFiche Content //dc:type='Fiche pratique' or //dc:type='Question-réponse' or //dc:type='Comment faire si...'
Current context[4] = Texte Expected = Texte
Publication/Texte/otherwise
context[5][Texte]/child[1] = Paragraphe

Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est non exhaustive : en effet, selon la situation, d'autres documents peuvent être à conserver.

Publication/Texte
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Current context[4] = Texte Expected = Texte
Publication/ListeSituations/Situation/Texte/Chapitre or Publication/Texte/Chapitre

Current context[5] = Texte/Texte Expected = Texte/Chapitre
match="Chapitre"
Current context[6] =Chapitre Expected = Chapitre
Chapitre #idm39 Titre

Chapitre Content
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context[6][Chapitre]/child[2] = Paragraphe

Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :

context[6][Chapitre]/child[3] = Liste
Liste @type = 'puce'
context[6][Chapitre]/child[4] = Paragraphe

Ils doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.

context[6][Chapitre]/child[5] = Paragraphe

Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.

match="Chapitre"
Current context[6] =Chapitre Expected = Chapitre
Chapitre #idm64 Titre

Chapitre Content
context[6][Chapitre]/child[1] = Titre
context[6][Chapitre]/child[2] = Paragraphe

Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation.

context[6][Chapitre]/child[3] = Paragraphe

Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).

match="Chapitre"
Current context[6] =Chapitre Expected = Chapitre
Chapitre #idm70 Titre

Chapitre Content
context[6][Chapitre]/child[1] = Titre
context[6][Chapitre]/child[2] = Paragraphe

Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :

context[6][Chapitre]/child[3] = Liste
Liste @type = 'puce'

  • Convocations de l'assemblée générale

  • Feuilles d'émargement, pouvoirs

  • Procès-verbaux d'assemblée

  • Bilan d'activités

  • Rapports du commissaire aux comptes.

context[6][Chapitre]/child[4] = Paragraphe

Ils sont à conserver au minimum 5 ans.

match="Chapitre"
Current context[6] =Chapitre Expected = Chapitre
Chapitre #idm87 Titre

Chapitre Content
context[6][Chapitre]/child[1] = Titre
context[6][Chapitre]/child[2] = Paragraphe

Les documents financiers sont les suivants :

context[6][Chapitre]/child[3] = Liste
Liste @type = 'puce'

  • Comptes annuels

  • Livres comptables

  • Pièces justificatives.

context[6][Chapitre]/child[4] = Paragraphe

Ils doivent être conservés au minimum 10 ans .

match="Chapitre"
Current context[6] =Chapitre Expected = Chapitre
Chapitre #idm100 Titre

Chapitre Content
context[6][Chapitre]/child[1] = Titre
context[6][Chapitre]/child[2] = Paragraphe

Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.

context[6][Chapitre]/child[3] = Paragraphe

Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.

match="Chapitre"
Current context[6] =Chapitre Expected = Chapitre
Chapitre #idm106 Titre

Chapitre Content
context[6][Chapitre]/child[1] = Titre
context[6][Chapitre]/child[2] = Tableau
Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)

5 ans

Registre unique du personnel

5 ans à partir du départ du salarié

Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...

5 ans

Document portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires

3 ans

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation

1 an

Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM

5 ans
match="Chapitre"
Current context[6] =Chapitre Expected = Chapitre
Chapitre #idm149 Titre

Chapitre Content
context[6][Chapitre]/child[1] = Titre
context[6][Chapitre]/child[2] = Tableau
Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Titres de propriété et actes de ventes

Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.

Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer

Durée du contrat + 5 ans

Contrat d'assurance

Durée du contrat + 2 ans

Factures de gaz et d'électricité

2 ans

Factures d'eau
Liste @type = 'puce'

  • 4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)

  • 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée

Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet

1 an
match="Chapitre"
Current context[6] =Chapitre Expected = Chapitre
Chapitre #idm195 Titre

Chapitre Content
context[6][Chapitre]/child[1] = Titre
context[6][Chapitre]/child[2] = Paragraphe

La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.

context[6][Chapitre]/child[3] = Paragraphe

Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique.

context[6][Chapitre]/child[4] = Paragraphe

Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.

context[6][Chapitre]/child[5] = Paragraphe

Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.

context[6][Chapitre]/child[6] = OuSAdresser
context[6][Chapitre]/child[7] = OuSAdresser
match="Chapitre"
Current context[6] =Chapitre Expected = Chapitre
Chapitre #idm212 Titre

Chapitre Content
context[6][Chapitre]/child[1] = Titre
context[6][Chapitre]/child[2] = Tableau
Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Documents portant sur la création de l'association

Illimitée

Documents portant sur le fonctionnement de l'association

Au moins 5 ans

Documents financiers

Au moins 10 ans

Documents fiscaux

Au moins 6 ans

Documents portant sur les personnes de l'association

Variable (entre 1 et 5 ans)

Documents portant sur les locaux de l'association

Variable (entre 1 an et illimité)

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