Stages : obligations de l'employeur
Vérifié le 19 août 2020 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre), Ministère chargé du travail
Les employeurs du secteur privé, public ou associatif sont soumis à une réglementation pour l'accueil de stagiaires. Elle concerne notamment les conditions de recours, la durée maximale du stage, la rémunération obligatoire, la signature d'une convention, le nombre maximal de stages en cours, le délai entre 2 stages. Le stagiaire n'est pas considéré comme un salarié, mais il doit tout comme ce dernier respecter les règles de son établissement d'accueil (horaires et durée légale du travail).
Stage de formation
Le stage doit être intégré à un cursus de formation dont le volume pédagogique d'enseignement est de 200 heures minimum par année d'enseignement. Un minimum de 50 heures doit être dispensé en présence de l'étudiant.
Les stages hors cursus pédagogique, c'est-à-dire non inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire, sont interdits.
Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié.
L'employeur n'a pas à effectuer de déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Il doit toutefois mentionner dans une partie spécifique du registre unique du personnel, dans leur ordre d'arrivée, le nom et prénom des stagiaires accueillis dans l'établissement.
Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.
Conditions autorisées
Le stage est une mise en situation temporaire en milieu professionnel de l'élève ou de l'étudiant.
Il lui permet d'acquérir les compétences professionnelles liées à sa formation.
Les missions confiées dans le cadre du stage doivent être conformes au projet pédagogique de l'établissement d'enseignement.
Conditions interdites
Un stage d'étudiant ne peut pas être proposé pour les missions suivantes :
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Remplacer un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement
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Exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n'a pas d'obligation de production comme un salarié)
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Faire face à un accroissement temporaire d'activité
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Occuper un emploi saisonnier
Les stages hors cursus pédagogique, c'est-à-dire non inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire, sont interdits.
Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir 3 stagiaires maximum en même temps.
Chaque tuteur suit 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.
Dans un organisme d'accueil d'au moins 20 salariés, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15 % de l'effectif.
Exemple : Une entreprise de 45 salariés peut accueillir en même temps 7 stagiaires maximum (45 x 15 % = 6,75). L'effectif étant arrondi à l'entier supérieur.
Chaque tuteur suit 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.
À savoir : lors de formations en milieu professionnel obligatoires (pour les diplômes technologique ou professionnel du second degré) dans les entreprises de 30 salariés maximum, le nombre de stagiaires ne peut pas dépasser 20 % de l'effectif. Ces entreprises ne peuvent pas non plus accueillir plus de 5 stagiaires en même temps.
La durée du ou des stages ou formation effectués en milieu professionnel est de 6 mois maximum par organisme d'accueil et par année d'enseignement.
Cette durée est déterminée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l'organisme d'accueil de la façon suivante :
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7 heures de présence, consécutives ou non, équivalent à une journée de présence
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22 jours de présence équivalent à 1 mois
Par conséquent, la durée de 6 mois de stage est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l'année d'enseignement, 924 heures de présence effective dans l'organisme d'accueil.
À noter : en cas d'embauche du stagiaire, dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d'essai et prise en compte pour le calcul des droits liés à l'ancienneté.
L'employeur doit respecter un délai de carence entre 2 stages : 1/3 de la durée du stage précédent.
Exemple : Après un stage de 6 mois, il est tenu d'attendre 2 mois (6/3) avant d'accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.
Cette obligation ne s'applique pas si le stagiaire interrompt lui-même le stage.
Le stagiaire doit signer une convention de stage. Elle définit les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage et la manière dont ce temps s'inscrit dans le cursus de formation.
Les stages doivent obligatoirement se dérouler dans le cadre d'une convention signée entre les différentes parties :
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Stagiaire (ou, s'il est mineur, son représentant légal)
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Organisme d'accueil (entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé, association ou tout autre organisme)
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Établissement d'enseignement ou de formation
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Enseignant référent au sein de l'établissement d'enseignement
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Tuteur de stage au sein de l'organisme d'accueil
La convention doit obligatoirement faire figurer les mentions suivantes :
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Intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d'enseignement
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Activités confiées au stagiaire
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Noms de l'enseignant référent et du tuteur
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Dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire
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Conditions d'autorisation d'absence
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Taux horaire de la gratification, calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et les conditions de son versement
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Avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, par exemple)
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Régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d'accident de travail
L'employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues et inscrire les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans une partie spécifique du registre unique du personnel.
L'inspecteur du travail peut demander une copie des conventions de stage à l'établissement d'enseignement ou à l'organisme d'accueil.
Si le stage a lieu à l'étranger, une fiche d'information présentant la réglementation du pays d'accueil sur les droits et devoirs du stagiaire doit être annexée à la convention de stage.
Conditions de versement
Une gratification minimale est versée si la durée du stage est supérieure à :
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Soit 2 mois consécutifs (soit l'équivalent de 44 jours à 7 heures par jour) au cours de la même année scolaire ou universitaire
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Soit à partir de la 309e heure de stage même s'il est effectué de façon non continue
En dessous de ces seuils de durée, l'organisme d'accueil n'a pas l'obligation de verser une gratification.
Si le montant horaire de la gratification est inférieur à 3,9 €, le stagiaire est exonéré de cotisations sociales.
Montant
Le montant versé par l'organisme d'accueil est fixé :
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Soit par convention de branche ou par accord professionnel étendus
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Soit par dispositions réglementaires. Dans ce cas, le montant minimum varie en fonction de la date de signature de la convention de stage
Le montant minimum versé pour chaque heure de présence effective est de 3,9 €.
Un simulateur de calcul est disponible :
Simulateur
Ce montant minimum est versé en l'absence de convention de branche ou d'accord professionnel étendu.
Versement
La gratification est versée à la fin de chaque mois et non pas en fin de stage. Elle est due dès le 1er jour de stage, et non pas à partir du seuil des 2 mois de stage.
Exemple pour un stage à temps plein (7 heures par jour) du 1er janvier au 31 mars 2021 :
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Janvier : 140 heures effectuées (20 jours x 7 heures)
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Février : 140 heures effectuées (20 jours x 7 heures)
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Mars : 161 heures effectuées (23 jours x 7 heures)
Le montant de la gratification totale due est de 441 heures, soit 1 719,90 €.
La gratification peut être versée de 2 manières :
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soit en fonction du nombre réel d'heures effectuées par mois,
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soit par lissage par mois de la totalité des heures effectuées durant le stage
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Période |
Nombre d'heures réelles |
Lissage (=1 719,90 €/3) |
|---|---|---|
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Janvier |
546,00 € |
573,30 € |
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Février |
546,00 € |
573,30 € |
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Mars |
627,90 € |
573,30 € |
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Total |
1 719,90 € |
1 719,90 € |
Tout stage interrompu temporairement donne lieu à un réajustement sur la base du nombre réel d'heures effectuées.
Tout stage définitivement interrompu fait l'objet d'un régularisation globale selon le nombre d'heures effectuées.
En fin de stage, l'organisme d'accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage.
Elle mentionne la durée effective totale du stage et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.
Modèle de document
Lorsque le stage dure plus de 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absence. Si le stage dure 2 mois maximum, le fait de prévoir des congés n'est pas obligatoire.
La rémunération des congés est facultative.
En cas de maternité, de paternité ou d'adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d'autorisations d'absence pour une durée équivalente à celle prévue pour les salariés.
Pendant un congé de maternité, de paternité ou d'adoption, ou autres autorisations d'absence, prévus à la convention, le maintien de la gratification n'est pas obligatoire (elle est calculée sur le nombre d'heures de présence effective).
Le stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages des salariés (accès aux activités sociales et culturelles proposées par le comité social et économique et social - CSE, par exemple).
Le remboursement des frais ne doit pas être compris dans la gratification mensuelle : ces indemnités doivent être payées en plus.
Frais de repas
Le stagiaire doit avoir accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés.
Ces avantages en nature sont exonérés de cotisations sociales pour l'employeur à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas 5,55 € en 2020.
Frais de transport
L'employeur doit rembourser une part des frais de transport engagés par le stagiaire dans les mêmes conditions que le remboursement aux salariés.
En cas de non-respect des règles d'encadrement des stages (quota maximal de stagiaires, durée maximale de travail, interdiction de confier au stagiaire des tâches dangereuses, désignation obligatoire d'un tuteur, par exemple), l'employeur encourt une amende administrative pouvant aller :
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jusqu'à 2 000 € par stagiaire concerné
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jusqu'à 4 000 € en cas de nouvelle infraction dans l'année qui suit la notification de la 1ere amende