Registres obligatoires dans l'entreprise
Vérifié le 0 juin 2024 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
L'employeur doit détenir plusieurs registres dans l'entreprise. Nous faisons le point sur la réglementation, le contenu des registres et les sanctions en cas de non respect des obligations.
Un registre du personnel doit être ouvert dès l'embauche de votre 1er salarié.
Aucune forme spécifique n'est imposée, mais certaines mentions sont obligatoires.
Ce registre peut être sur support numérique après consultation du comité social et économique (CSE).
Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail et des membres du CSE.
Contenu du registre unique du personnel
Les informations à préciser sur le registre unique du personnel diffèrent selon qu'il s'agit d'un salarié, d'un stagiaire ou d'un volontaire en service civique.
Informations concernant les salariés
Les mentions obligatoires concernant les salariés sont les suivantes :
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Nom et prénoms
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Nationalité
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Date de naissance
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Sexe
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Emploi
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Qualification
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Dates d'entrée et de sortie de l'établissement
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Lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou sinon date de la demande d'autorisation
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Pour les travailleurs étrangers pour lesquels un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée est requis, type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail
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Pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée »
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Pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire », nom et adresse de l'entreprise de travail temporaire
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Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs », dénomination et adresse de ce dernier
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Pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »
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Pour les jeunes travailleurs en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »
À noter : Les informations doivent être inscrites dans l'ordre d'embauche.
Informations concernant les stagiaires
Les stagiaires doivent être mentionnés dans une partie spécifique de ce registre.
Les mentions obligatoires concernant les stagiaires sont les suivantes :
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Nom et prénoms
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Dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage
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Nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire
À noter : Les informations doivent être inscrites dans l'ordre d'arrivée.
Personnes volontaire en service civique
Les volontaires en service civique doivent être mentionnés dans une partie spécifique de ce registre.
Le noms et les prénoms des volontaires en service civique doivent être inscrits dans l'ordre d'arrivée.
Documents annexés au registre
Salariés détachés par une entreprise étrangère
Pour les salariés détachés par une entreprise étrangère, la déclaration de détachement doit être annexée au registre de l'entreprise qui accueille les salariés détachés.
Salariés étrangers
Une copie des titres autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers est annexée au registre.
Elle est tenue à la disposition et rendue accessible à l'inspection du travail et des membres du CSE ainsi qu'aux agents de contrôle des Urssaf.
Elle est tenue à leur disposition soit dans l'établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l'établissement pour ceux des travailleurs étrangers qui y travaillent.
Sanction en l'absence de registre unique du personnel
L'absence de registre, l'absence de mise à jour ou l'oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu'à 750 € d'amende par salarié concerné.
L'employeur doit établir un DUERP.
Le DUERP est tenu, notamment, à la disposition des membres du CSE et de l'inspection du travail.
Contenu du document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP)
Ce document répertorie l'ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les travailleurs de l'entreprise.
Les résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des salariés doivent être listés et mis à jour dans ce document.
Sanction en l'absence de document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP)
L'absence de mise à jour du DUERP peut être sanctionnée d'une contravention de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive).
C'est un registre spécial dont les pages sont numérotées. Il est tenu, sous la responsabilité de l'employeur, à la disposition des membres de la délégation du personnel au CSE.
L'alerte est consignée par écrit. Elle doit être datée et signée.
À noter : Lorsque l'entreprise possède plusieurs sites de travail, un seul registre est mis en place à condition qu'il n'existe qu'un seul CSE.
Qui peut renseigner ce registre ?
Les personnes suivantes peuvent donner l'alerte :
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Représentant du personnel au CSE, qui constate directement ou indirectement qu'il existe un risque grave pour la santé publique ou l'environnement
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Salarié qui estime que l'entreprise utilise des produits qui présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement
La situation doit être examinée avec le représentant du personnel qui a transmis l'alerte. Le salarié doit être informé des suites que l'employeur entend donner à cette alerte.
Quel est le contenu du registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement ?
Les informations suivantes doivent être inscrites :
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Produits ou procédés de fabrication utilisés ou mis en œuvre par l'établissement dont le travailleur estime de bonne foi qu'ils présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement
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Conséquences potentielles pour la santé publique ou l'environnement
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Toute autre information utile à l'appréciation de l'alerte consignée
Quelle est la sanction en l'absence de registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement ?
L'absence de registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement peut être sanctionnée d'une amende de 10 000 €.
La récidive est punie d'un emprisonnement d'un an et d'une amende de 30 000 €. L'amende s'applique pour chaque salarié concerné.
Dans les entreprises de moins de 50 salariés où est mis en place un CSE, un registre est obligatoire.
Il est tenu à la disposition des salariés, de l'inspection du travail et des membres de la délégation du personnel au CSE.
Contenu du registre des questions du CSE
Ce registre contient les demandes écrites des membres de la délégation du personnel au CSE et les réponses argumentées de l'employeur.
Sanction en cas d'absence du registre des questions du CSE
L'absence de registre constitue un délit d'entrave au fonctionnement du CSE. Cela peut être sanctionné d'une amende de 7 500 €.
Le CSE indique sur un registre spécial tout .
Les pages de ce registre sont numérotées et authentifiées par le tampon du CSE.
Ce registre est tenu, sous la responsabilité de l'employeur, à la disposition des membres du CSE.
Contenu du registre des dangers graves et imminents
Le CSE indique sur le registre les informations suivantes :
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Poste de travail concerné par la cause du danger constaté
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Nature du danger constaté
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Nom des travailleurs exposés
Sanction en l'absence de registre des dangers graves et imminents
L'absence de registre des dangers grave et imminentes peut être sanctionnée d'une amende de 10 000 €.
La récidive est punie d'un emprisonnement d'un an et d'une amende de 30 000 €. L'amende s'applique pour chaque salarié concerné.
Lorsque l'ensemble des salariés de l'entreprise ne bénéficie pas du même jour de repos hebdomadaire (par exemple le dimanche), un registre spécial mentionne le nom des salariés soumis à ce régime particulier de repos.
Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail qui le vise au cours de sa visite.
Ce registre est communiqué aux salariés qui en font la demande.
Contenu du registre spécial du repos hebdomadaire
Il précise le jour de repos hebdomadaire de chaque salarié. Ce registre est mis à jour lors du changement du repos hebdomadaire.
Sanction en l'absence de registre spécial du repos hebdomadaire
L'absence de registre spécial du repos hebdomadaire peut-être sanctionnée d'une amende de 1 500 € par salarié concerné.
En cas d'organisation du travail par relais, par roulement ou par équipes successives, un registre ou un tableau et tenu à jour.
Il est tenu à la disposition de l'agent de contrôle de l'inspection du travail et des membres de la délégation du personnel au CSE.
À noter : Les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire sont inscrits sur ce registre.
Contenu du tableau ou du registre
Ce registre ou ce tableau indique la composition nominative de chaque équipe.
Sanction en l'absence de registre ou tableau organisant le travail en équipe
L'absence de registre registre ou tableau organisant le travail en équipe peut-être sanctionnée d'une amende de 1 500 € par salarié concerné.
Ce registre est tenu à la disposition de l'inspection du travail.
Contenu du registre des vérifications électriques
Ce registre contient les résultats des vérifications électriques, les justifications des travaux et modifications effectués pour corriger les défauts constatés.
Documents annexés au registre des vérifications électriques
Les rapports établis à la suite de ces vérifications effectuées par un organisme accrédité sont annexés à ce registre.
En cas d'embauche d'un travailleur à domicile, l'employeur doit remplir un registre de la comptabilité des matières premières et des fournitures destinées au travailleur.
Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail.
Contenu du registre de comptabilité des travailleurs à domicile
À l'entrée dans l'établissement, le registre doit comporter les informations suivantes :
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Date d'entrée
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Quantité
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Nature de chaque article
À la remise de l'ouvrage aux travailleurs, le registre doit comporter les informations suivantes :
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Date de remise
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Quantité
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Nature de chaque article
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Nature de l'ouvrage
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Nom du travailleur
À la livraison de l'ouvrage par les travailleurs, le registre doit comporter la date de la livraison.
Sanction en cas d'absence d'absence des documents concernant les travailleurs à domicile
L'absence de registre de comptabilité des travailleurs à domicile peut être sanctionnée d'une amende de 450 €
Toute entreprise qui réalise un traitement de données à des obligations en matière de protection des données personnelles (RGPD).
Il permet de recenser tous les traitements de données personnelles : gestion des paies, gestion des ressources humaines, prospection commerciale, publication de la photo d'une personne sur un site internet, etc.
Pour chaque activité de traitement, la fiche de registre doit comporter au moins les éléments suivants :
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Nom et les coordonnées du responsable du traitement des données
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Finalités du traitement
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Catégories de personnes concernées
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Catégories de données personnelles (exemples : identité, situation familiale, économique ou financière, données bancaires, données de connexion, donnés de localisation)
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Catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées
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Transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale et, dans certains cas très particuliers, garanties prévues pour ces transferts
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Délais prévus pour l'effacement des différentes catégories de données, c’est-à-dire la durée de conservation, ou sinon les critères permettant de la déterminer
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Description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles mise en œuvre